Au sein de l’application CRM, la gestion du pipeline de vente implique le suivi des pistes et des opportunités à mesure qu’elles progressent à travers différentes étapes, depuis leur origine jusqu’à une éventuelle conclusion réussie (Gagné) ou, dans certains cas, leur archivage (Perdu).
Une fois que le pipeline a été méticuleusement organisé, les utilisateurs peuvent tirer parti des fonctionnalités de recherche disponibles et des outils de reporting sur la page d’Analyse du Pipeline pour plonger dans les performances du pipeline et évaluer l’efficacité de ses utilisateurs.
Pour accéder à la page d’Analyse du Pipeline, naviguez vers l’application CRM, puis sélectionnez Reporting, suivi de Pipeline.
Lors de l’accès à la page d’Analyse du Pipeline, vous rencontrerez un graphique à barres interactif qui se remplit automatiquement avec des données représentant les pistes de l’année précédente. Chaque barre correspond au nombre de pistes dans différentes étapes du pipeline de vente, codées par couleur pour indiquer le mois au cours duquel chaque piste a progressé vers son étape actuelle.
La page d’Analyse du Pipeline propose une gamme d’éléments interactifs vous permettant de manipuler le graphique et de visualiser divers indicateurs. Ces éléments comprennent :
- Actions : Représentées par l’icône ⚙️ (engrenage), située à côté du titre de la page d’Analyse du Pipeline. En cliquant dessus, un menu déroulant apparaît avec trois options, chacune ayant son propre sous-menu : Connaissances, Tableau de bord et Feuille de calcul. (Reportez-vous à ‘Enregistrer et partager des rapports’ pour plus de détails.)
- Option Connaissances : Vous permet de créer un lien vers le graphique ou de l’insérer dans un article de l’application Connaissances.
- Option Tableau de bord : Permet d’ajouter le graphique à un tableau de bord de l’application Tableaux de bord.
- Option Feuille de calcul : Vous permet de lier le graphique à une feuille de calcul de l’application Documents.
Dès que vous entrez dans la page d’Analyse du Pipeline, un graphique à barres représentant les pistes de l’année précédente est automatiquement généré. Chaque barre représente le nombre de pistes dans différentes étapes du pipeline de vente, et elles sont codées par couleur pour indiquer le mois au cours duquel chaque piste a atteint son étape actuelle.
La page d’Analyse du Pipeline propose une gamme d’éléments interactifs permettant de manipuler le graphique et d’afficher différents indicateurs. Ces éléments comprennent :
- Actions : Représentées par l’icône ⚙️ (engrenage), située à côté du titre de la page d’Analyse du Pipeline. En cliquant dessus, un menu déroulant apparaît, offrant trois options, chacune ayant son propre sous-menu : Connaissances, Tableau de bord et Feuille de calcul. (Consultez la section « Enregistrement et partage des rapports » pour plus d’informations.)
- Option Connaissances : Permet de créer un lien vers le graphique ou de l’insérer dans un article de l’application Connaissances.
- Option Tableau de bord : Permet d’ajouter le graphique à un tableau de bord de l’application Tableaux de bord.
- Option Feuille de calcul : Permet de lier le graphique à une feuille de calcul de l’application Documents.
- Barre de recherche : Affiche les filtres et les regroupements actuellement appliqués au graphique. Pour ajouter de nouveaux filtres ou groupes, saisissez-les dans la barre de recherche ou cliquez sur l’icône ⬇️ (flèche vers le bas), située à l’extrémité de la barre, pour ouvrir un menu déroulant d’options. (Consultez la section « Options de recherche » pour plus de détails.)
- Coins supérieurs droits : Affichent différentes options de vue représentées par des icônes distinctes. (Consultez la section « Options de vue » pour plus d’informations.)
- Vue graphique : Affiche les données sous forme de graphique à barres, il s’agit de la vue par défaut.
- Vue pivot : Affiche les données sous forme de tableau de mesures personnalisable et catégorisé.
- Vue de cohorte : Affiche et organise les données en fonction de leur date de création et de leur date de clôture, par semaine (par défaut), par jour, par mois ou par année.
- Vue liste : Affiche les données sous forme de liste.
- Coin supérieur gauche : Situé sous le titre de la page d’Analyse du Pipeline, ce coin offre davantage d’options de filtrage et de vue configurables.
- Mesures : Ouvre un menu déroulant proposant différentes options de mesure visibles dans la vue graphique, pivot ou de cohorte. Le menu des mesures n’est pas disponible dans la vue liste. (Consultez la section « Options de mesure » pour plus de détails.)
- Insérer dans une feuille de calcul : Ouvre une fenêtre contextuelle avec des options pour ajouter un graphique ou un tableau pivot à une feuille de calcul de l’application Documents ou à un tableau de bord de l’application Tableaux de bord. Cette option n’est pas disponible dans les vues de cohorte ou de liste.
Avec la vue graphique sélectionnée, vous avez accès aux options suivantes :
- Diagramme en barres : permet de basculer le graphique vers un diagramme en barres.
- Diagramme linéaire : permet de basculer le graphique vers un diagramme linéaire.
- Diagramme circulaire : permet de basculer le graphique vers un diagramme circulaire.
- Empilé : lorsque cette option est sélectionnée, les résultats de chaque étape du graphique sont empilés les uns sur les autres. Lorsqu’elle n’est pas sélectionnée, les résultats de chaque étape sont affichés sous forme de barres individuelles.
- Décroissant : réorganise les étapes du graphique dans l’ordre décroissant de gauche à droite. Cliquez à nouveau sur l’icône pour la désélectionner. Selon les critères de recherche, cette option peut ne pas être disponible.
- Croissant : réorganise les étapes du graphique dans l’ordre croissant de gauche à droite. Cliquez à nouveau sur l’icône pour la désélectionner. Selon les critères de recherche, cette option peut ne pas être disponible.
Avec la vue pivot sélectionnée, les options suivantes sont disponibles :
- Inverser les axes : inverse les axes X et Y pour l’ensemble du tableau.
- Tout développer : lorsque des regroupements supplémentaires sont sélectionnés à l’aide des icônes ➕ (signe plus), ce bouton ouvre ces regroupements sous chaque ligne.
- Télécharger au format xlsx : télécharge le tableau au format Excel.
Options de recherche
La page d’Analyse du Pipeline peut être personnalisée avec divers filtres et options de regroupement.
Pour ajouter de nouveaux critères de recherche, saisissez les critères souhaités dans la barre de recherche, ou cliquez sur l’icône ⬇️ (flèche vers le bas), à côté de la barre de recherche, pour ouvrir un menu déroulant de toutes les options. Consultez les sections ci-dessous pour plus d’informations sur la fonction de chaque option.
En cliquant sur la flèche vers le bas à côté de la barre de recherche, vous ouvrez un menu de filtres pour l’analyse.
La section Filtres permet aux utilisateurs d’ajouter des filtres prédéfinis et personnalisés aux critères de recherche. Plusieurs filtres peuvent être ajoutés à une seule recherche.
- Mon Pipeline : affiche les pistes assignées à l’utilisateur actuel.
- Opportunités : affiche les pistes qualifiées en tant qu’opportunités.
- Pistes : affiche les pistes qui n’ont pas encore été qualifiées en tant qu’opportunités.
- Actif : affiche les pistes actives.
- Inactif : affiche les pistes inactives.
- Gagné : affiche les pistes marquées comme Gagné.
- Perdu : affiche les pistes marquées comme Perdu.
- Créé le : affiche les pistes créées au cours d’une période spécifique. Par défaut, il s’agit de l’année écoulée, mais cela peut être ajusté au besoin, ou supprimé complètement.
- Clôture prévue : affiche les pistes qui sont prévues pour être clôturées (marquées comme Gagné) au cours d’une période spécifique.
- Date de clôture : affiche les pistes qui ont été clôturées (marquées comme Gagné) au cours d’une période spécifique.
- Archivé : affiche les pistes qui ont été archivées (marquées comme Perdu).
- Ajouter un filtre personnalisé : permet à l’utilisateur de créer un filtre personnalisé avec de nombreuses options. (Voir Ajouter des filtres et des groupes personnalisés pour plus d’informations)
Ajouter des filtres personnalisés et groups
En plus des options prédéfinies dans la barre de recherche, la page d’Analyse du Pipeline peut également utiliser des filtres et des groupes personnalisés.
Les filtres personnalisés sont des règles complexes qui personnalisent davantage les résultats de la recherche, tandis que les groupes personnalisés affichent les informations de manière plus organisée.
Pour ajouter un filtre personnalisé :
- Sur la page d’Analyse du Pipeline, cliquez sur l’icône de flèche vers le bas à côté de la barre de recherche.
- Dans le menu déroulant, cliquez sur Ajouter un filtre personnalisé.
- Une fenêtre contextuelle Ajouter un filtre personnalisé apparaît avec une règle par défaut (Pays est dans _____) composée de trois champs uniques. Ces champs peuvent être modifiés pour créer une règle personnalisée, et plusieurs règles peuvent être ajoutées à un seul filtre personnalisé.
- Pour modifier une règle, commencez par cliquer sur le premier champ (Pays), et sélectionnez une option dans le menu déroulant. Le premier champ détermine le sujet principal de la règle.
- Ensuite, cliquez sur le deuxième champ, et sélectionnez une option dans le menu déroulant. Le deuxième champ détermine la relation entre le premier et le troisième champ, et est généralement une déclaration de type « est » ou « n’est pas », mais peut aussi être une déclaration de type « supérieur à » ou « inférieur à », etc.
- Enfin, cliquez sur le troisième champ, et sélectionnez une option dans le menu déroulant. Le troisième champ détermine le sujet secondaire de la règle.
- Avec les trois champs sélectionnés, la règle est complète.
Pour ajouter d’autres règles : cliquez sur Nouvelle règle et répétez les étapes 4 à 7, au besoin.
Pour supprimer une règle : cliquez sur l’icône de 🗑️ (corbeille) à droite de la règle.
Pour dupliquer une règle existante : cliquez sur l’icône ➕ (signe plus) à droite de la règle.
Pour créer des règles plus complexes : cliquez sur l’icône Ajouter une branche à droite de la règle. Cela ajoute un autre modificateur sous la règle pour ajouter une déclaration « tous » ou « n’importe quel ».
L’ajout d’une branche permet la création de déclarations plus complexes « tous » ou « n’importe quel » pour les règles.
Une fois que toutes les règles ont été ajoutées, cliquez sur Ajouter pour ajouter le filtre personnalisé aux critères de recherche.
Pour supprimer un filtre personnalisé : cliquez sur l’icône ✖️ (x) à côté du filtre dans la barre de recherche.
Pour ajouter un groupe personnalisé :
- Sur la page d’Analyse du Pipeline, cliquez sur l’icône de flèche vers le bas à côté de la barre de recherche.
- Dans le menu déroulant qui apparaît, cliquez sur Ajouter un groupe personnalisé.
- Faites défiler les options dans le menu déroulant, et sélectionnez un ou plusieurs groupes.
- Pour supprimer un groupe personnalisé : cliquez sur l’icône ✖️ (x) à côté du groupe personnalisé dans la barre de recherche.
Options de mesure
Par défaut, la page d’Analyse du Pipeline mesure le nombre total de pistes qui correspondent aux critères de recherche, mais vous pouvez changer cette mesure pour d’autres éléments d’intérêt.
Pour modifier la mesure sélectionnée, cliquez sur le bouton Mesures en haut à gauche de la page, et sélectionnez l’une des options suivantes dans le menu déroulant :
- Jours avant affectation : mesure le nombre de jours nécessaires à une piste pour être affectée après sa création.
- Jours avant clôture : mesure le nombre de jours nécessaires à une piste pour être clôturée (marquée comme Gagné).
- Jours avant conversion : mesure le nombre de jours nécessaires à une piste pour être convertie en opportunité.
- Jours excédant la date de clôture : mesure le nombre de jours de dépassement de la date de clôture prévue d’une piste.
- MRR prévu : mesure le revenu récurrent prévu d’une piste.
- Revenu prévu : mesure le revenu prévu d’une piste.
- MRR proratisé : mesure le revenu mensuel récurrent proratisé d’une piste.
- Revenus récurrents proratisés : mesure les revenus récurrents proratisés d’une piste.
- Revenu proratisé : mesure le revenu proratisé d’une piste.
- Revenus récurrents : mesure le revenu récurrent d’une piste.
- Compte : mesure le nombre total de pistes qui correspondent aux critères de recherche.
Options d’affichage
Après avoir configuré les filtres, les regroupements et les mesures, la page d’Analyse du Pipeline peut afficher les données de différentes manières. Par défaut, la page utilise la vue graphique, mais elle peut être modifiée pour afficher une vue pivot, une vue de cohorte ou une vue de liste.
Pour changer la vue du pipeline, cliquez sur l’une des quatre icônes de vue, situées en haut à droite de la page d’Analyse du Pipeline.
La vue graphique est la sélection par défaut pour la page d’Analyse du Pipeline. Elle affiche l’analyse sous forme de graphique à barres, de graphique linéaire ou de graphique circulaire.
Cette option de vue est utile pour visualiser rapidement et comparer des relations simples, telles que le nombre de pistes dans chaque étape ou les pistes assignées à chaque commercial.
Par défaut, le graphique mesure le nombre de pistes dans chaque groupe, mais cela peut être modifié en cliquant sur le bouton Mesures, puis en sélectionnant une autre option dans le menu déroulant qui s’affiche.
La vue graphique affiche l’analyse sous forme de graphique à barres, de graphique linéaire ou de graphique circulaire.
Astuce
Lorsque vous utilisez un graphique à barres dans cette vue, envisagez de désélectionner l’option Empilé pour rendre la ventilation des résultats plus lisible.
Créer des rapports
Après avoir compris comment naviguer dans la page d’analyse du pipeline, la page d’Analyse du Pipeline peut être utilisée pour créer et partager différents rapports. Entre les options prédéfinies et les filtres personnalisés et les regroupements, presque toutes les combinaisons sont possibles.
Une fois créés, les rapports peuvent être enregistrés dans les favoris, partagés avec d’autres utilisateurs et/ou ajoutés aux tableaux de bord et aux feuilles de calcul.
Voici quelques rapports courants qui peuvent être créés à l’aide de la page d’Analyse du Pipeline :
Rapports Gagné/Perdu
Le rapport Gagné/Perdu est un calcul des pistes actives ou précédemment actives dans un pipeline qui ont été soit marquées comme Gagnées, soit Perdues au cours d’une période spécifique. En calculant les opportunités gagnées par rapport aux opportunités perdues, les équipes peuvent clarifier les indicateurs de performance clés (KPI) qui convertissent les pistes en ventes, tels que des équipes spécifiques ou des membres de l’équipe, certains moyens ou campagnes marketing, etc.
Un rapport Gagné/Perdu filtre les pistes de l’année passée, qu’elles aient été gagnées ou perdues, et regroupe les résultats par étape dans le pipeline. La création de ce rapport nécessite un filtre personnalisé et le regroupement des résultats par Étape.
Les critères de recherche pour les rapports Gagné/Perdu sont les suivants : Créé le, Étape et Actif est vrai ou faux.
Suivez les étapes ci-dessous pour créer un rapport Gagné/Perdu :
- Accédez à l’application CRM ‣ Rapports ‣ Pipeline.
- Sur la page d’Analyse du Pipeline, cliquez sur l’icône ⬇️ (flèche vers le bas), à côté de la barre de recherche, pour ouvrir un menu déroulant de filtres et de regroupements.
- Le menu de recherche contenant les filtres pour un rapport Gagné/Perdu de base.
- Dans le menu déroulant qui apparaît, sous la rubrique Groupé par, cliquez sur Étape.
- Sous la rubrique Filtres, cliquez sur Ajouter un filtre personnalisé pour ouvrir un autre menu contextuel.
- Dans le menu contextuel Ajouter un filtre personnalisé, cliquez sur le premier champ de la section Correspond à au moins une des règles suivantes :. Par défaut, ce champ affiche Pays.
- En cliquant sur ce premier champ, vous révélez un sous-menu avec de nombreuses options à choisir. Dans ce sous-menu, localisez et sélectionnez l’option Actif. Ce faisant, les champs restants sont automatiquement renseignés.
- Le premier champ affiche : Actif. Le deuxième champ affiche : est. Et enfin, le troisième champ affiche : vrai.
- Au total, la règle se lit comme suit : Actif est vrai.
- Cliquez sur Nouvelle règle, changez le premier champ en Actif, et le dernier champ en n’est pas vrai. Au total, la règle se lit Actif n’est pas vrai.
- Cliquez sur Ajouter.
- Le menu Ajouter un filtre personnalisé montre deux règles : (1) Actif est vrai, et (2) Actif n’est pas vrai.
Le rapport affiche désormais le nombre total de pistes, qu’elles soient « Gagnées » ou « Perdues », groupées par étape dans le pipeline CRM. Passez la souris sur une section du rapport pour voir le nombre de pistes dans cette étape.
Un rapport Gagné/Perdu de base montrant toutes les pistes, qu’elles aient été gagnées ou perdues, groupées par étape.
Personnalisation des rapports Gagné/Perdu
Après avoir créé un rapport Gagné/Perdu, envisagez d’utiliser les options ci-dessous pour personnaliser le rapport en fonction de différents besoins.
Exemple
Un responsable commercial peut regrouper les victoires et les pertes par commercial ou par équipe de vente pour voir qui a le meilleur taux de conversion. Ou une équipe marketing peut regrouper par sources ou par média pour déterminer où leur publicité a été la plus réussie.
Pour ajouter plus de filtres et de groupes, cliquez sur l’icône ⬇️ (flèche vers le bas), à côté de la barre de recherche, et sélectionnez une ou plusieurs options dans le menu déroulant.
Quelques options utiles comprennent :
- Créé le : ajuster ce filtre à une période différente, telle que les 30 derniers jours ou le dernier trimestre, peut fournir des résultats plus récents.
- Ajouter un filtre personnalisé : en cliquant sur cette option et en parcourant les nombreuses options du menu déroulant, vous ouvre d’autres critères de recherche, tels que Dernière mise à jour de l’étape ou Raison de la perte.
- Ajouter un groupe personnalisé > Actif : en cliquant sur Ajouter un groupe personnalisé ‣ Actif, vous séparez les résultats en Gagné (vrai) ou Perdu (faux). Cela montre à quelle étape les pistes sont marquées comme Gagnées ou Perdues.
- Regroupements multiples : ajoutez plusieurs sélections de Groupé par pour diviser les résultats en tranches plus pertinentes et gérables.
L’ouverture du menu de recherche avec les filtres Gagné et Perdu mis en évidence.
Enregistrer et partager les rapports
Après avoir créé un rapport, les critères de recherche peuvent être enregistrés afin que le rapport n’ait pas besoin d’être recréé à l’avenir. Les recherches enregistrées mettent automatiquement à jour leurs résultats chaque fois que le rapport est ouvert.
De plus, les rapports peuvent être partagés avec d’autres personnes ou ajoutés à des feuilles de calcul/tableaux de bord pour une personnalisation accrue et un accès plus facile.
Pour enregistrer un rapport pour plus tard :
- Sur la page d’Analyse du Pipeline, cliquez sur l’icône ⬇️ (flèche vers le bas), à côté de la barre de recherche.
- Dans le menu déroulant qui apparaît, sous la rubrique Favoris, cliquez sur Enregistrer la recherche actuelle.
- Dans le menu déroulant suivant, saisissez un nom pour le rapport.
- Cochez la case Filtre par défaut pour définir ce rapport comme l’analyse par défaut lorsque la page d’Analyse du Pipeline est consultée.
- Cochez la case Partagé pour rendre ce rapport disponible pour d’autres utilisateurs.
- Enfin, cliquez sur Enregistrer. Le rapport est maintenant enregistré sous la rubrique Favoris.
- Sous la rubrique Favoris, cliquez sur Enregistrer la recherche actuelle pour sauvegarder le rapport pour plus tard.
En résumé, l’outil CRM d’Odoo offre une solution complète pour la gestion de la relation client. Grâce à la page d’Analyse du Pipeline, vous pouvez personnaliser vos rapports Gagné/Perdu pour obtenir des informations précieuses sur votre pipeline de ventes. Que vous souhaitiez suivre les performances de vos équipes commerciales, mesurer l’efficacité de vos campagnes marketing, ou analyser les données de votre pipeline de ventes, Odoo CRM vous offre les outils nécessaires pour optimiser votre gestion de la relation client. Avec ses fonctionnalités flexibles et son interface conviviale, Odoo CRM est un progiciel CRM complet pour toutes vos besoins en matière de CRM.
