Dans la première partie, nous avons exploré la création d’une demande de prix, son envoi à multiples fournisseurs et la comparaison des offres, aussi bien globalement que produit par produit, en exploitant la nouvelle fonctionnalité « Alternatives » d’Odoo 16.
Dans cette seconde partie, nous allons nous pencher sur l’utilisation des contrats cadres. Cela nous permettra de gérer des situations plus sophistiquées telles que les appels d’offres, ou encore les commandes avec des livraisons échelonnées.
Les contrats cadres :
- Activation de l’option conventions d’achats :
- En activant cette option, un sous-menu « Contrats cadres » est ajouté dans le menu « Commandes » de l’application Achats.
- Définition des contrats cadres :
- Les contrats cadres sont généralement à long terme, par exemple, un an, et ils définissent les termes d’approvisionnement en produits auprès d’un ou plusieurs fournisseurs, selon les besoins de l’entreprise.
- Création d’une nouvelle convention d’achat :
- Allez dans l’application Achats, cliquez sur « Commandes » puis « Contrats cadres ».
- Cliquez sur « Créer » et remplissez les informations nécessaires dans le formulaire affiché, telles que le responsable des achats, le type de convention, le fournisseur, la devise, les dates et d’autres détails pertinents.
- Paramétrage des conventions d’achat :
- Le type de sélection et les données pour les nouveaux devis peuvent être configurés. Les types de sélection incluent la sélection d’une seule demande de prix (exclusif) ou de plusieurs demandes de prix (non exclusif).
- Les données pour les nouveaux devis peuvent être ajustées pour déterminer comment les lignes de produits et les quantités seront remplies dans les nouveaux devis.
- Personnalisation des conventions :
- Plusieurs modèles de conventions peuvent être créés, comme les appels d’offre exclusifs, non exclusifs et les commandes à livraisons échelonnées ou Blanket Order (BO).
- Assignation des responsabilités et des fournisseurs :
- Des responsabilités spécifiques, comme le responsable des achats, et les fournisseurs peuvent être assignés à chaque contrat cadre, avec des options pour modifier et personnaliser ces choix selon les besoins.
- Configuration de dates et de devises :
- Des détails tels que la devise, la date limite de la convention, la date de commande et la date de livraison, peuvent être configurés pour chaque convention d’achat, permettant une gestion précise et organisée.
- Associations avec d’autres documents :
- Les contrats cadres peuvent être associés à des documents originaux, comme des bons de commande existants, et être liés à des sociétés spécifiques, offrant une traçabilité et une organisation claires.
En suivant ces étapes et en configurant les paramètres selon les besoins spécifiques de l’entreprise, les contrats cadres dans Odoo 16 peuvent être gérés efficacement et de manière structurée.
Illustration pratique de l’utilisation des conventions d’achats :
Pour mieux saisir le concept des conventions d’achats, nous illustrerons son application à travers deux exemples concrets : les appels d’offres exclusifs et les commandes d’achats échelonnées.
Illustration concrète d’une convention d’achat de type Appel d’Offre exclusif :
Dans cet scénario, imaginons que l’entreprise, pour ses nouveaux bureaux, lance un appel d’offre exclusif pour acquérir :
- 05 PC All in One
- 05 Bureaux avec angles rondes
- 05 Armoires de bureau
- Et 5 Chaises secrétaires
Pour illustrer cet appel d’offre, naviguez vers l’application « Achats », puis « Commandes », et enfin « Contrats-cadres » :
- Cliquez sur le bouton « Créer ». Dans le formulaire du contrat-cadre, renseignez les informations comme suit :
- Conservez le responsable des achats par défaut.
- Sélectionnez « Appel d’Offre exclusif » comme type de convention.
- Le champ fournisseur n’est pas essentiel dans ce type de convention; il sera créé au moment de l’envoi de la demande de prix.
- Les autres champs peuvent être laissés vides ou remplis comme décrit précédemment.
- Ajoutez les articles mentionnés précédemment avec leurs quantités. Les prix seront spécifiés auprès des fournisseurs plus tard.
- Après avoir rempli les informations, cliquez sur « Confirmer » pour valider la convention d’achat en cours. En faisant cela, il est possible de créer des demandes de prix auprès des fournisseurs.
- Dans notre scénario, nous recevrons des offres de trois fournisseurs différents. Après réception et comparaison des offres, une commande sera confirmée avec un fournisseur, et les autres seront automatiquement annulées.
- Pour créer une nouvelle demande de prix, cliquez sur « Nouveau devis » en haut du formulaire du contrat-cadre. Odoo ouvrira automatiquement une demande de prix contenant les articles spécifiés. Indiquez le nom du fournisseur et les prix qu’ils ont proposés (des prix peuvent être ajoutés manuellement pour illustration).
- Répétez le processus pour les autres fournisseurs en revenant au formulaire du contrat-cadre et en suivant les étapes précédentes.
- Pour le troisième fournisseur, utilisez une méthode différente en allant dans le menu « Commandes », puis « Demande de prix ». Cliquez sur « Créer » et remplissez le formulaire avec les informations du fournisseur et les prix proposés. Les articles de la convention d’achat préparée précédemment seront automatiquement ajoutés.
- En retournant à votre contrat-cadre, vous observerez que toutes les demandes de prix créées sont liées à cette convention. Vous pouvez continuer à ajouter d’autres demandes de prix si le contrat est encore ouvert.
- Après avoir reçu toutes les offres, vous pouvez comparer et choisir l’offre la plus avantageuse en cliquant sur le bouton correspondant à chaque devis dans le contrat-cadre.
- Dans cet exemple, si le fournisseur 1 a la meilleure offre, cliquez sur son offre et confirmez la commande. Les autres demandes de prix seront alors automatiquement annulées, et la convention sera considérée comme clôturée.
Exemple Pratique d’une Convention d’Achat Type Commandes à Livraison Échelonnée ou BO (Blanket Order) :
Dans cet exemple, nous créerons une convention d’achat de type BO (Blanket Order) pour assurer un approvisionnement continu en rames de papier et en toners d’imprimante, qui sont des consommables largement utilisés et qui doivent toujours être disponibles.
- Création de la Convention d’Achat :
- Naviguez vers le sous-menu « Contrats-cadres » et cliquez sur « Créer ».
- Sélectionnez « Commande à livraison échelonnée » dans le champ « Type de convention ».
- Sélection du Fournisseur :
- Choisissez un fournisseur, disons « Fournisseur 3 », qui sera responsable de la fourniture des consommables requis.
- Liste des Articles :
- Sélectionnez les articles nécessaires, par exemple, le toner d’imprimante et les rames de papier.
- Précision des Quantités et des Prix :
- Il est essentiel de spécifier à la fois les quantités et les prix. Sans ces informations, la confirmation de la convention ne sera pas possible.
- Confirmation de la Convention :
- Laissez les autres champs avec les valeurs par défaut et cliquez sur « Confirmer ».
- Création de Nouveaux Devis Fournisseur :
- Vous pouvez maintenant créer de nouveaux devis fournisseurs en indiquant les quantités commandées. Validez ensuite la commande (toutes les commandes seront envoyées au même fournisseur, raison pour laquelle le champ fournisseur est inactif/grisé).
- Suivi de la Livraison :
- Après la validation de la commande, il est possible de suivre la progression de la livraison des quantités initialement demandées.
- Clôture de la Convention :
- Une fois que toutes les quantités demandées ont été reçues, la convention peut être clôturée en cliquant simplement sur le bouton « FERMER ».
- Principes de Gestion des Quantités :
- Les commandes continuent jusqu’à ce que les quantités reçues égalent les quantités demandées. Cependant, il est aussi possible de décider de clôturer la convention avant la réception totale des articles.
Conclusion
Au cours de cette section, nous avons exploré comment Odoo facilite la gestion efficiente des conventions d’achats.
Nous avons appris à configurer et établir différents types de conventions, centrées principalement autour des appels d’offres exclusifs et non exclusifs, ainsi que des commandes à livraison échelonnée.
En concluant avec un exemple précis, nous avons parcouru la procédure complète, de l’ouverture de l’appel d’offres à la réception des offres, et finalement, à la clôture de la convention. Cela nous a permis de visualiser concrètement les étapes et les processus impliqués dans la gestion des conventions d’achats grâce à Odoo.
