Les pistes servent de pré-étapes de qualification avant la création d’une opportunité. Cela offre un temps supplémentaire avant qu’une opportunité potentielle ne soit attribuée à un commercial.
Configuration
- Pour activer le paramètre des pistes, accédez à l’application CRM ‣ Configuration ‣ Paramètres et cochez la case intitulée « Pistes ». Ensuite, cliquez sur Enregistrer.
- Paramètre des pistes sur la page de configuration du CRM.
- L’activation de cette fonctionnalité ajoute un nouveau menu, « Pistes », dans la barre de menu en haut de l’écran.
- Menu des pistes dans l’application CRM.
- Une fois que le paramètre des pistes a été activé, il s’applique par défaut à toutes les équipes commerciales. Pour désactiver les pistes pour une équipe spécifique, accédez à l’application CRM ‣ Configuration ‣ Équipes de Vente. Ensuite, sélectionnez une équipe dans la liste pour ouvrir l’enregistrement, et décochez la case « Pistes ». Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer.
- Menu des pistes dans l’application CRM.
Convertir une piste en opportunité
- Pour convertir une piste en opportunité, accédez à CRM ‣ Pistes, et cliquez sur une Piste dans la liste pour l’ouvrir.
- Dans le coin supérieur gauche de l’écran, cliquez sur le bouton « Convertir en Opportunité », ce qui ouvre une fenêtre contextuelle de conversion en opportunité.
- Bouton de création d’opportunité sur un enregistrement de piste.
- Dans la fenêtre contextuelle de conversion en opportunité, dans le champ « Action de conversion », sélectionnez l’option « Convertir en opportunité ».
Remarque
Si une piste ou une opportunité existe déjà dans la base de données pour ce client, Odoo suggère automatiquement de fusionner les deux pistes/opportunités. Pour plus d’informations sur la fusion des pistes et des opportunités, consultez la section sur la fusion des pistes ci-dessous.
- Ensuite, sélectionnez un Commercial et une Équipe Commerciale à laquelle l’opportunité doit être attribuée.
- Si la piste a déjà été attribuée à un commercial ou à une équipe, ces champs se remplissent automatiquement avec ces informations.
- Fenêtre contextuelle de création d’opportunité.
Sous l’en-tête « Client », choisissez parmi les options suivantes :
- Créer un nouveau client : Choisissez cette option pour utiliser les informations de la piste afin de créer un nouveau client.
- Lier à un client existant : Choisissez cette option, puis sélectionnez un client dans le menu déroulant résultant, pour lier cette opportunité à l’enregistrement client existant.
- Ne pas lier à un client : Choisissez cette option pour convertir la piste sans la lier à un nouveau ou à un client existant.
- Enfin, lorsque toutes les configurations sont terminées, cliquez sur « Créer Opportunité ».
Fusionner les pistes et les opportunités
Odoo détecte automatiquement les pistes et les opportunités similaires en comparant les adresses e-mail des contacts associés. Si une piste/opportunité similaire est trouvée, un bouton intelligent « Piste Similaire » apparaît en haut de l’enregistrement de la piste/opportunité.
Bouton intelligent « Pistes Similaires ».
Pour comparer les détails des pistes/opportunités similaires, cliquez sur le bouton « Pistes Similaires ». Cela ouvre une vue kanban avec uniquement les pistes/opportunités similaires. Cliquez sur chaque carte pour voir les détails de chaque piste/opportunité et confirmez si elles doivent être fusionnées.
Important
Lors de la fusion, Odoo donne la priorité à la piste/opportunité qui a été créée en premier dans le système, fusionnant les informations dans la première piste/opportunité créée. Cependant, si une piste et une opportunité sont fusionnées, l’enregistrement résultant est appelé une opportunité, quelle que soit la date de création de l’enregistrement.
Après avoir confirmé que les pistes/opportunités doivent être fusionnées, revenez à la vue kanban en utilisant les fil d’Ariane, ou en cliquant sur le bouton intelligent « Piste Similaire ». Cliquez sur l’icône ☰ (trois lignes verticales) pour passer à la vue liste.
Cochez la case à gauche de la page pour les pistes/opportunités à fusionner. Ensuite, cliquez sur l’icône Action ⚙️ (engrenage) en haut de la page pour afficher un menu déroulant. Dans ce menu déroulant, sélectionnez l’option « Fusionner » pour fusionner les opportunités (ou pistes) sélectionnées.
Lorsque « Fusionner » est sélectionné dans le menu déroulant Action ⚙️ (engrenage), une fenêtre contextuelle de fusion apparaît. Dans cette fenêtre contextuelle, décidez d’attribuer les opportunités à un commercial et/ou à une équipe commerciale.
Sous ces champs, les pistes/opportunités à fusionner sont répertoriées, avec leurs informations connexes. Pour fusionner les pistes/opportunités sélectionnées, cliquez sur « Fusionner ».
Remarque
Lors de la fusion des opportunités, aucune information n’est perdue. Les données de l’autre opportunité sont enregistrées dans le fil de discussion, ainsi que les champs d’information, à titre de référence.
Génération de Pistes/Opportunités avec Odoo CRM
Les alias d’email et les formulaires de contact de votre site web sont deux moyens essentiels de générer de nouvelles pistes ou opportunités pour votre entreprise. Odoo CRM crée automatiquement des pistes dans votre pipeline lorsque quelqu’un envoie un message à un alias d’email de l’équipe commerciale ou remplit un formulaire de contact sur votre site web.
Configurer les alias d’email
Chaque équipe commerciale peut utiliser son propre alias d’email pour générer des pistes ou des opportunités. Tout email envoyé à l’alias d’email d’une équipe commerciale crée automatiquement une piste (si les pistes sont activées dans les paramètres de votre CRM) ou une opportunité dans le pipeline de cette équipe en particulier. Configurez des alias d’email personnalisés pour chaque équipe commerciale en allant à CRM ‣ Configuration ‣ Équipes commerciales.
Utiliser des formulaires de contact sur votre site web
- Par défaut, la page « Nous contacter » de votre site web affiche le formulaire de contact prêt à l’emploi d’Odoo. Chaque fois qu’une personne soumet ce formulaire, une piste ou une opportunité est générée dans votre base de données.
- Page « Nous contacter » affichée par défaut
- Le formulaire de contact peut être activé ou désactivé à tout moment en allant à Site Web ‣ Aller au site web ‣ Personnaliser ‣ Formulaire de contact.
- Basculer le formulaire de contact
- Lorsque le formulaire est désactivé, la page « Nous contacter » affiche simplement un bouton permettant d’envoyer un email directement à votre entreprise. Tout email envoyé de cette façon générera une piste/opportunité.
- Page « Nous contacter » utilisant un email
- Choisissez l’équipe commerciale ou le vendeur qui sera automatiquement attribué aux pistes/opportunités créées à partir du formulaire de contact en allant à Site Web ‣ Configuration ‣ Paramètres ‣ Communication.
Personnaliser les formulaires de contact
Les formulaires de contact peuvent être personnalisés pour obtenir les informations spécifiques dont votre équipe a besoin, grâce au module gratuit Constructeur de formulaires.
Le module Constructeur de formulaires est installé automatiquement lorsqu’un élément de formulaire est ajouté à une page web via l’éditeur du Site Web. Il peut également être installé manuellement à partir de la page Applications.
Astuce
Les formulaires peuvent être créés à partir de zéro pour servir une grande variété d’objectifs. Cependant, la page « Nous contacter » par défaut d’Odoo est conçue pour répondre aux besoins de la plupart des utilisateurs. Commencez par le formulaire par défaut et modifiez-le à partir de là.
Modifier les champs du formulaire de contact
En mode édition sur votre site web, cliquez sur n’importe quel champ pour commencer à le modifier. Les informations suivantes peuvent être modifiées pour chaque champ du formulaire de contact :
- Type : Choisissez une option de champ personnalisé ou un champ existant. Par exemple, numéro de téléphone, téléchargement de fichiers, langue, etc.
- Type d’entrée: Déterminez le type d’information que les clients doivent saisir. Les options disponibles sont texte, adresse mail, numéro de téléphone et URL.
- Zone de texte: Saisissez un exemple pour guider les utilisateurs dans la saisie d’informations dont le formatage est important, comme un numéro de téléphone ou une adresse mail.
- Libellé: Tapez le nom d’affichage pour montrer aux utilisateurs quelles informations ils doivent saisir.
- Position: Choisissez la façon dont le libellé s’aligne avec le reste du formulaire. Le libellé peut être masqué, au-dessus du champ, à l’extrême gauche du champ ou ajusté à droite et plus près du champ.
- Requis : Activez cette option pour les informations qui sont obligatoires.
- Masqué : Activez cette option pour masquer le champ sans le supprimer.
- Afficher sur mobile : Activez cette option pour afficher le champ aux utilisateurs d’appareils mobiles.
Par défaut, lorsqu’un formulaire est soumis, il vous envoie un email contenant les informations saisies par le client. Pour qu’il génère automatiquement une piste/opportunité, modifiez le formulaire et sélectionnez « Créer une opportunité » comme Action.
Astuce
Si les pistes sont activées dans vos paramètres CRM, le fait de sélectionner « Créer une opportunité » génère une piste à la place. Pour en savoir plus sur l’activation des pistes dans les paramètres CRM, consultez « Conversion des Pistes en Opportunités ».
Création et envoi de devis avec Odoo CRM
Une fois qu’une piste qualifiée a été convertie en opportunité, la prochaine étape consiste à créer et à envoyer un devis. Ce processus peut être facilement géré grâce à l’application CRM d’Odoo.
Créer un nouveau devis
Pour créer un nouveau devis, ouvrez l’application CRM, ce qui affiche la page du pipeline sur le tableau de bord principal du CRM.
À partir de là, cliquez sur n’importe quelle opportunité pour l’ouvrir. Examinez les informations existantes et mettez à jour les champs si nécessaire.
Remarque
- Si un devis a déjà été créé pour cette opportunité, vous pouvez le trouver en cliquant sur le bouton intelligent « Devis » en haut du formulaire. Le nombre de devis existants est indiqué sur le bouton intelligent.
- En haut à gauche du formulaire, cliquez sur le bouton « Nouveau Devis ».
- Formulaire de piste qualifiée avec mise en évidence du bouton « Nouveau Devis ».
Important
Le champ « Client » n’est pas obligatoire sur le formulaire de l’opportunité.
Cependant, les informations sur le client doivent être ajoutées ou liées avant qu’un devis puisse être envoyé. Si le champ « Client » est laissé vide sur l’opportunité, en cliquant sur le bouton « Nouveau Devis », une fenêtre contextuelle s’ouvre avec les options suivantes :
- Créer un nouveau client : crée un nouveau dossier client en utilisant toutes les informations disponibles fournies sur le formulaire de l’opportunité.
- Lier à un client existant : ouvre un champ déroulant avec les noms des clients existants. Sélectionnez un nom pour lier ce nouveau devis à un dossier client existant.
- Ne pas lier à un client : le devis ne sera pas lié à un client, et aucune modification n’est apportée aux informations sur le client.
Une fois ce bouton cliqué, un nouveau formulaire de devis apparaît. Confirmez les informations dans la moitié supérieure du formulaire et mettez à jour les champs manquants ou incorrects :
- Client : l’entreprise ou le contact pour lequel ce devis a été créé.
- Référent : si ce client a été référé par un autre client ou contact, sélectionnez-le dans le menu déroulant de ce champ.
- Adresse de facturation : l’adresse physique où la facture doit être envoyée.
- Adresse de livraison : l’adresse physique où les produits doivent être livrés.
- Modèle de devis : le cas échéant, sélectionnez un modèle de devis préconfiguré dans ce champ.
- Expiration : date à laquelle ce devis n’est plus valable.
- Date du devis : date de création des commandes sous forme de brouillon/envoyées, date de confirmation des commandes confirmées. Notez que ce champ n’est visible que si le mode Développeur (mode de débogage) est activé.
- récurrent : si ce devis concerne un produit ou un abonnement récurrent, sélectionnez la configuration du plan récurrent à utiliser.
- Liste de prix : sélectionnez une liste de prix à appliquer à cette commande.
- Conditions de paiement : sélectionnez les conditions de paiement applicables à ce devis.
Remarque
Le champ d’expiration se remplit automatiquement en fonction de la date de création du devis et du délai de validité par défaut.
Pour mettre à jour le délai de validité par défaut, accédez à l’application Ventes ‣ Configuration ‣ Paramètres ‣ Devis & Commandes et mettez à jour le champ « Validité par défaut du devis ». Pour désactiver l’expiration automatique, saisissez 0 dans ce champ.
Lorsque les modifications souhaitées sont terminées, cliquez sur Enregistrer.
Lors de l’utilisation d’un modèle de devis, la date d’expiration est basée sur le champ « Validité du devis » du modèle. Pour modifier le calcul de la date de validité sur un modèle, accédez à l’application Ventes ‣ Configuration ‣ Commandes de vente ‣ Modèles de devis.
Ensuite, cliquez sur un modèle pour l’ouvrir et mettez à jour le nombre dans le champ « Validité du devis ».
Lignes de commande
Après avoir mis à jour les informations sur le client, le paiement et la date limite sur le nouveau devis, l’onglet « Lignes de commande » peut être mis à jour avec les informations appropriées sur le produit.
- Pour ce faire, cliquez sur « Ajouter un produit » dans l’onglet « Lignes de commande ».
- Ensuite, tapez le nom d’un article dans le champ « Produit » pour rechercher dans le catalogue de produits. Ensuite, sélectionnez un produit dans le menu déroulant ou créez un nouveau en sélectionnant « Créer » ou « Créer et Éditer ».
- Après avoir sélectionné un produit, mettez à jour la quantité si nécessaire. Confirmez les informations dans les champs restants.
- Pour supprimer une ligne du devis, cliquez sur l’icône de la 🗑️ (poubelle).
- Répétez les étapes ci-dessus jusqu’à ce que le devis soit complet.
Aperçu et envoi du devis
- Pour voir un aperçu du devis tel que le client le verra, cliquez sur le bouton « Aperçu ». Cela ouvre un aperçu dans le portail client.
- Après avoir examiné l’aperçu client, cliquez sur « Retour au mode d’édition » pour revenir au formulaire de devis dans le backend.
- Lorsque le devis est prêt à être remis au client, cliquez sur le bouton « Envoyer par e-mail ».
- Cela ouvre une fenêtre contextuelle avec un message e-mail préconfiguré. Les informations du devis, y compris les coordonnées, le coût total et le titre du devis, sont importées du devis.
- Un PDF du devis est ajouté en tant que pièce jointe à l’e-mail.
Remarque
Un modèle préchargé est utilisé pour créer le message e-mail. Pour modifier le modèle, cliquez sur le lien interne à droite du champ « Charger le modèle », situé en bas de la fenêtre contextuelle de l’e-mail.
Pour sélectionner un nouveau modèle, choisissez une option dans le menu déroulant « Charger le modèle ».
Procédez à toutes les modifications nécessaires de l’e-mail, puis cliquez sur « Envoyer ». Une copie du message est ajoutée au fil de discussion de l’enregistrement.
Après l’envoi d’un devis, le bouton intelligent « Devis » de l’opportunité d’origine est mis à jour avec un nouveau compteur. Ce devis, ainsi que tous les autres devis, peuvent être consultés via ce bouton intelligent en haut de l’opportunité dans l’application CRM.
Tous les devis associés à l’opportunité qui sont confirmés, et donc convertis en commandes de vente, seront déduits du nombre indiqué sur le bouton intelligent « Devis ». À la place, la valeur de la commande de vente apparaîtra dans le bouton intelligent « Commandes » situé dans le même panneau de contrôle.
Marquer une opportunité comme gagnée ou perdue
Afin de maintenir le pipeline à jour et précis, les opportunités doivent être identifiées comme gagnées ou perdues une fois qu’un client a répondu à un devis.
- Pour marquer une opportunité comme gagnée ou perdue, retournez à l’opportunité en utilisant les filigranes en haut à gauche du formulaire de devis. Ou accédez à l’application CRM ‣ Ventes ‣ Mon pipeline et cliquez sur l’opportunité correcte pour l’ouvrir.
- En haut à gauche du formulaire, cliquez sur le bouton « Gagné » ou « Perdu ».
- Si l’opportunité est marquée comme gagnée, une bannière « Gagné » verte est ajoutée à l’enregistrement, et il est déplacé à la phase « Gagnée ».
- Le marquage d’une opportunité comme perdue, via le bouton « Perdu », ouvre une fenêtre contextuelle « Marquer comme perdu », où un « Motif de perte » peut être saisi.
- Dans le champ déroulant « Motif de perte », choisissez un motif de perte existant. Si aucun motif applicable n’est disponible, créez-en un nouveau en le saisissant dans le champ « Motif de perte » et en cliquant sur « Créer ».
Remarque
Il est préférable de s’efforcer d’utiliser autant que possible des valeurs de « Motif de perte » préconfigurées ou de limiter la création de nouvelles valeurs uniquement aux chefs d’équipe commerciale. L’utilisation de valeurs cohérentes pour ce paramètre facilitera l’analyse du pipeline lorsque vous filtrez en fonction du paramètre « Motif de perte ».
- Pour configurer de nouvelles valeurs pour ce champ, accédez à CRM ‣ Configuration ‣ Motifs de perte, et cliquez à la fois sur « Nouveau » et « Enregistrer » pour chaque nouvelle entrée ajoutée à la liste.
- Des notes et des commentaires supplémentaires peuvent être ajoutés dans le champ « Note de clôture ».
- Lorsque toutes les informations souhaitées ont été saisies dans la fenêtre contextuelle « Marquer comme perdu », cliquez sur « Marquer comme perdu ».
- Après avoir cliqué sur « Marquer comme perdu », la fenêtre contextuelle disparaît, et Odoo revient au formulaire de l’opportunité, où une nouvelle bannière « Perdu » rouge est maintenant présente dans le coin supérieur droit de l’opportunité.
- Une fois qu’une opportunité est marquée comme perdue, elle n’est plus considérée comme active et est retirée du pipeline.
- Afin de visualiser une opportunité perdue depuis le pipeline, cliquez sur la flèche vers le bas à droite de la barre de recherche, et sélectionnez « Perdu » ou « Archivé » dans le menu déroulant qui apparaît.
Remarque importante
Bien que les opportunités marquées comme perdues soient considérées comme « Archivées », veuillez noter que, pour qu’une opportunité soit incluse comme perdue dans les rapports, elle doit être spécifiquement marquée comme perdue, et non comme « Archivée ».
Prospection de pistes avec Odoo CRM
La prospection de pistes est une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs du CRM d’Odoo de générer de nouvelles pistes directement dans leur base de données Odoo. Pour garantir la qualification des pistes, les résultats de la prospection sont déterminés par une série de critères de filtrage, tels que le pays, la taille de l’entreprise et le secteur d’activité.
Configuration
- Pour commencer, allez dans CRM ‣ Configuration ‣ Paramètres et activez la Prospection de pistes.
Générer des pistes
- Après avoir activé le paramètre de Prospection de pistes, un nouveau bouton appelé Génération de pistes est disponible dans le pipeline CRM. Les demandes de prospection de pistes sont également accessibles via CRM ‣ Configuration ‣ Demandes de prospection de pistes, ou via CRM ‣ Pistes ‣ Pistes, où le bouton Générer des pistes est également disponible.
- Le bouton Générer des pistes pour utiliser la fonctionnalité de prospection de pistes.
- Cliquez sur le bouton Générer des pistes, et une fenêtre s’ouvrira proposant une variété de critères pour générer des pistes.
- La fenêtre contextuelle avec les critères de sélection pour générer des pistes dans Odoo.
- Vous pouvez choisir de générer des pistes pour des Sociétés pour obtenir uniquement des informations sur la société, ou Sociétés et leurs contacts pour obtenir des informations sur la société et les coordonnées des employés individuels. En sélectionnant Sociétés et leurs contacts, vous pouvez également filtrer les contacts par rôle ou séniorité.
D’autres options de filtrage incluent :
- Taille : filtrer les pistes en fonction du nombre d’employés de l’entreprise.
- Pays : filtrer les pistes en fonction du pays (ou des pays) où elles sont situées.
- États : filtrer davantage les pistes en fonction de l’État dans lequel elles sont situées, le cas échéant.
- Secteurs d’activité : filtrer les pistes en fonction du secteur d’activité spécifique dans lequel elles opèrent.
- Équipe commerciale : choisir l’équipe commerciale à laquelle les pistes seront attribuées.
- Vendeur : choisir à quelle(s) personne(s) de l’équipe commerciale les pistes seront attribuées.
- Étiquettes par défaut : choisir les étiquettes qui seront appliquées directement aux pistes une fois qu’elles seront trouvées.
Remarque
Assurez-vous de respecter les réglementations de l’UE en matière de protection des données lorsque vous obtenez des coordonnées. Vous trouverez plus d’informations sur le Règlement général sur la protection des données (RGPD) dans Odoo RGPD.
Tarification
La prospection de pistes est une fonctionnalité In-App achetée, et chaque piste générée coûte un crédit.
L’option de générer des Sociétés et leurs contacts coûte un crédit supplémentaire par contact généré.
Remarque
Pour plus d’informations sur la tarification, consultez la page de tarification d’Odoo : Génération de pistes par Odoo IAP.
Pour acheter des crédits, rendez-vous dans CRM ‣ Configuration ‣ Paramètres. Dans la section Prospection de pistes, sous la fonctionnalité Prospection de pistes, cliquez sur « Acheter des crédits ».
Il est également possible d’acheter des crédits en allant dans Paramètres ‣ Paramètres généraux. Dans la section Achats In-App, sous la fonctionnalité Odoo IAP, cliquez sur « Voir mes services ».
Astuce
Les utilisateurs d’Odoo Online (SaaS) Enterprise bénéficient automatiquement de crédits d’essai gratuits dans leur base de données pour tester toutes les fonctionnalités IAP.
La prospection de pistes avec Odoo CRM offre une solution CRM complète pour la gestion de la relation client. En utilisant cet outil CRM progiciel, les entreprises peuvent rationaliser leur processus de génération de pistes et d’opportunités, en garantissant une meilleure qualification des pistes. Cette solution CRM permet également d’attribuer efficacement les pistes aux équipes commerciales appropriées, améliorant ainsi la productivité et les performances de l’équipe de vente. Avec Odoo CRM, vous disposez d’un outil CRM avancé qui vous aide à tirer le meilleur parti de chaque opportunité commerciale, renforçant ainsi vos relations clients et favorisant la croissance de votre entreprise.
